Verifikation

Verifikationer är underlag

När bokföring görs ska det finnas underlag för alla affärshändelser. Dessa underlag kallas för verifikationer och kan vara en faktura, kvitto eller annat både fysiskt och elektroniskt dokument. Varje affärshändelse ska ha en egen verifikation. En verifikation kan också vara en justering i bokföringen när en bokföringspost behöver justeras eller rättas.

Enligt lag ska alla verifikationer sparas i sju år i vanlig läsbar form, som mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel eller som kan läsas eller avlyssnas med hjälp av andra medier.

Vad ska en verifikation innehålla?

En verifikation ska alltid utformas på ett varaktigt sätt för att underlätta hanteringen. Därför finns det också lagbestämmelser om vad en verifikation ska innehålla. Dessa bestämmelser är:

  • datum när verifikationen sammanställdes
  • datum då affärshändelsen inträffade
  • en kort beskrivning av vad affärshändelsen avser
  • hela beloppet och specificering av momsbeloppet
  • med vem eller vilket företag som transaktionen avser
  • hänsvisning till andra underlag som förvaras separat, om sådana finns.

Verifikationerna ska ordnas efter datum och även numreras för att underlätta bokföringen. Numren ska följa en löpande nummerserie som inte får brytas under året.