Utlägg

Eget utlägg och utlägg för anställda

Det finns två typer av utlägg, eget utlägg och utlägg för anställda. Egna utlägg innebär att en anställd eller delägare lägger ut privata pengar för arbetsrelaterande kostnader som exempelvis transportkostnader och tjänsteresor. Till utlägg för anställda räknas kostnader som en arbetsgivare betalar för den anställdes privata utgifter. Det är viktigt att poängtera att utlägg inte är samma sak som egna uttag.

Egna utlägg

Egna utlägg används för att bokföra betalningar för företagets eller föreningens utgifter som är gjorda med den anställdes privata pengar. Utlägget bokförs så att företaget står för kostnaden och får en skuld till personen som lagt ut pengar. Utlägg betalas ut i samband med lönen som ett traktamente eller kostnadsersättning. Det innebär att det inte är den anställde som redovisar för utlägget i den privata inkomstdeklarationen, utan arbetsgivaren. Utlägget värderas till det nominella värdet i redovisningsvalutan för den utgift som gjorts. För att den anställde eller delägaren ska få kompensation för utgiften måste den kunna bevisas, till exempel genom ett kvitto eller annan dokumentation.

Utlägg för anställda

När arbetsgivare eller redovisningsenhet betalar privata utgifter för anställda anses det vara utlägg för anställda. Denna typ av utgift inkluderar till exempel datorer, telefoner och mat som ska användas för den anställdes privata bruk. Utlägg för anställda utgör en skattepliktig förmån såvida inte den anställda betalar tillbaka förmånen inklusive moms till redovisningsenheten.

Utlägg för anställda ska antingen redovisas som en avdragsgill kostnad eller som en fordran inklusive moms. Om utlägget redovisats som en avdragsgill kostnad ska den anställdes återbetalning redovisas som en negativ kostnad eller intäkt. Om utlägget i stället har redovisats som en fordran ska den anställdes återbetalning redovisas mot detta fordringskonto. Återbetalas inte denna fordran av den anställde uppstår en skattepliktig förmån.